物业接新部门应做什么？

当物业要接收新部门时，需要从多个方面进行全面细致的准备和安排，以确保新部门能够顺利融入并高效运转，以下是物业在接收新部门时应做的一些关键事项。

前期沟通与了解

1、信息收集：与新部门进行充分沟通，了解其人员规模、工作时间、特殊需求等信息，了解新部门是否有大型设备需要搬运和存放，是否对办公区域的温度、湿度有特殊要求等。

2、需求对接：根据新部门的需求，与相关部门协调，确定办公场地、停车位等资源的分配，了解新部门对物业服务的期望，如清洁服务的频率、安保服务的要求等。

场地准备与布置

1、办公区域清洁：在新部门入驻前，对办公区域进行全面清洁和消毒，包括地面、墙面、门窗、办公家具等，确保办公环境整洁卫生。

2、设施设备检查与维护：对办公区域的水电、空调、网络等设施设备进行检查和维护，确保设施设备正常运行，如有需要，及时进行维修和更换。

3、标识设置：在办公区域设置明显的标识，如部门名称、房间号、安全出口等，方便新部门人员快速熟悉环境。

人员培训与服务对接

1、物业服务介绍：组织新部门人员参加物业服务培训，介绍物业提供的各项服务内容、服务流程和服务标准，让新部门人员了解如何使用物业服务。

2、应急处理培训：对新部门人员进行应急处理培训，包括火灾、地震等突发事件的应急逃生知识和技能，提高新部门人员的应急处理能力。

3、服务对接人确定：确定与新部门的服务对接人，负责协调解决新部门在使用物业服务过程中遇到的问题，确保服务及时、高效。

安全管理与保障

1、门禁系统设置：根据新部门人员的需求，为其办理门禁卡，设置相应的权限，确保办公区域的安全。

2、安保措施加强：在新部门入驻期间，加强对办公区域的安保巡逻，确保人员和财产安全，对新部门人员进行安全宣传教育，提高其安全意识。

3、消防设施检查：对办公区域的消防设施进行全面检查，确保消防设施完好有效，如有需要，对新部门人员进行消防知识培训，提高其火灾防范和应急处理能力。

后续跟进与服务优化

1、定期回访：在新部门入驻后，定期进行回访，了解其对物业服务的满意度和需求变化，及时解决存在的问题。

2、服务优化：根据新部门的反馈和需求，不断优化物业服务内容和服务流程，提高物业服务质量和效率。

3、沟通机制建立：建立与新部门的定期沟通机制，及时了解其最新需求和意见建议，促进双方的合作与发展。

物业接收新部门需要做好充分的准备工作，从前期沟通到场地准备，从人员培训到安全保障，每一个环节都至关重要，只有通过精心的组织和安排，才能确保新部门顺利入驻并享受优质的物业服务。